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文章摘要:在“强”字上做文章让档案更好地服务经济,敬一丹候机片甲无存,土墙不以为意猎犬。

在“强”字上做文章让档案更好地服务经济

来源:烟草局 作者:张云峰 发布时间:2012年11月08日

  摘要:伴随着基础管理上水平的步伐,档案工作作为基础管理的一部分近几年来也越来越得到重视和发展,如何发挥档案工作的价值,如何更好地服务于经济,笔者认为,档案工作要以信息化管理为统领,在“强”字上做文章,强规范、强素质、强标准、强责任,才能更好的服务于经济。

  关键词:档案 服务 经济

  1、 以档案信息化管理为主线,强化档案信息体系建设,强规范

  在网络技术、信息技术、计算机软、硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今时代,档案的载体需求已经从传统的纸质转变为电子化载体、网络化载体、数字化载体,档案信息内容的需求更加趋向于综合化,档案信息体系建设已经成为现代档案管理的基础,它贯穿于档案资源的收集、存储、检索、查阅的全过程,也是提高档案工作效率,实现跨越式发展的重要一环。笔者认为:规范档案管理,实现档案信息电子化,一是要重视档案信息化管理人才培养,不能仅仅满足于只是会操作一般的电脑就行,要有较高的知识层次和先进的信息资源使用水平;二是要具有强烈的敬业精神和积极的工作态度,以最基层的档案录入为起点,以对口部门综合管理为中心,以提供快捷、准确地信息共享资源为终点,畅通档案来源渠道,建立行业综合档案信息资源体系;三是要实现四个“统一”,即: 统一的数据格式、统一的软件程序,统一的技术标准,统一的工作规程。四是要加强网络化信息的安全环境管理。随着信息技术的发展,档案信息的安全问题日益突出,《档案法》规定:“档案部门,档案工作者的基本职能和历史使命是维护档案的完整和安全”,由此在对档案进行信息化管理的同时,还要建立一道档案管理的“安全阀”,相应采取一些加密技术、身份认证技术、防改写技术、“防黑客入侵”技术等来确保档案网络运行安全。档案信息化建设和管理是一项长期、艰巨而又繁琐的工作,涉及到档案工作的方方面面,规范档案运作,提高档案管理人员素质和操作水平,严格档案工作规范标准,加快推进档案信息体系建设步伐,是促进档案工作迈向新台阶的必由之路,也是规范档案管理的前提和条件。

  2、 转变观念,增强主动性,强素质

  首先要转变对档案工作的态度,要充分认识档案工作的重要性,要从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案工作。新时期档案工作的发展为档案人员提出了新的、更高的要求,尤其在企业,要具有较强的信息处理能力;较强的网络信息采集、整合与计算机专业知识水平和良好的人际关系协调能力,必须从思想意识形态上实现大转变,从枯燥转为精心,从被动转为主动,从事后转为超前,努力学习档案业务知识、企业管理知识、文秘写作知识、计算机知识,熟悉本企业基本情况,充分认识到作为一名档案工作者,不仅要具备较强的综合分析、文秘写作、规划组织协调能力,而且要主动了解单位工作动态,调查档案利用需求,深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源,切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任。要结合中心工作,从档案中寻找有规律的东西,并把它升华为一种历史借鉴,为各级领导当参谋、提建议、献良策,成为领导建言献策的高参,从而成为一专多能的复合型人才。同时积极应用企业档案管理软件升级,实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化,为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础。早日适应新形势下企业档案工作的需要,提高做好档案工作的自觉性。

  3、建章立制,有章可循,强标准

  事实上,办公自动化的普及、档案信息体系的建设、高新技术等在档案保管与利用上的逐渐采用,正在深刻地改变着传统的档案管理手段与方法,实现档案管理现代化已成为历史发展的必然。而标准化工作开展的好坏,直接制约和影响着档案管理现代化的进展。标准化渗透于档案管理现代化的进程之中,没有标准化就无法实现档案管理的现代化。档案管理的标准化即要求档案管理在收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。一要制定、完善、健全收集制度,再普查案卷,去糟取精。严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定,创新收集手段,运用事前监控收发文件、登门寻求等形式,做到广泛收集和重点收集相结合,把握时间要求,遵循各类档案的形成规律,丰富收集范围,既要收集纸质载体,又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物;二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理,重新组合案卷,重新组卷不仅可以优化记录、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率;三要规范档案管理工作。加快数据准备,实行各种门类、载体档案集中统一管理,方便档案的保管和利用,推进档案现代化管理进程;四要积极改善档案保管环境和物质条件。落实档案库房、办公用房和阅档室三分开,全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备;五是要针对不同的档案工作规定记录采用不同的方式、方法。现阶段可以通过电子邮件报送电子的档案工作记录,档案宣传工作既要有文字记录、也要有现场声像记录,工作计划、总结只要求文字记录,各项记录要齐全、完整;六要遵循档案六步循环工作法。即“目标、措施、执行、考核、总结、交流”6个步骤,以一定的工作时间为一个工作循环,实现科学的、标准化的管理。

  4、创新工作模式,重视人员培训,强责任

  在一些大、中型企业中实行的绩效考核制度和对标管理就要求档案工作者以全新的理念面对工作。绩效考核就是将单位和个人的绩效业绩记入绩效考核档案备查,以确立贡献度和作为优胜劣汰的依据,对标管理也是通过对照、对比而后确立标杆,再通过纵向分析,横向比较找准突破口的,这些都离不开查阅、收集档案,所以增强档案人员的责任感,强化培训,加强学习,不断创新工作方式方法是档案工作者当前面临的迫切任务。因此,随着信息技术的飞速发展,档案信息资源的网络化,要积极选送档案人员参加档案部门组织的业务培训,鼓励他们自学档案管理知识,从时间和经费上给予保障,提高档案人员的实际操作技能和业务指导能力,培养适应新时期档案工作发展要求的人才。同时一方面要积极主动请档案主管部门的领导和业务专家上门指导,另一方面组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能,维护档案的真实性、可靠性、完整性,以促进企业档案工作健康、平衡发展。

  档案客观地、真实地铭刻着历史,保留着真切的历史标记。我国具有悠久的编修史志的传统,内容丰富,卷宗浩繁, 档案又是国家进行经济建设、国防建设、外交、文化教育等的重要凭证,我国各级档案部门以及民间数量巨大的档案是我们民族的财富,档案记载了许许多多的历史事件和社会现象,内容十分丰富。我国自古以来就是一个疆域辽阔的多民族国家,明清档案中有大量文书、地图载明我国的领土海疆。解放以来这些档案为我国与友好的邻国划分边界提供了大量可靠的依据,一些霸权主义者歪曲历史,制造谎言妄图侵占我领土和海岛,我们保存的大量有关档案和图籍是揭露这些谎言和捍卫我国领土完整的极好材料和事实。

  古人说“以铜为镜,可以正衣冠,以史为镜,可以知兴衰,”在茫茫的历史长河中,正因为有视档案如生命的“史圣”司马迁,才有“史家之绝唱,无韵之离骚”的纪传体通史《史记》,有“依时代先后,以年月为经,以史实为纬,顺序记写”的“鉴前世之兴衰,考当今之得失”而得名的《资治通鉴》,才有内容丰富,卷宗浩繁,堪称世界之最的档案史实资料,为世界各国所罕见。也正因为有近代和现代奋战在档案战线上的千千万万默默无闻的档案工作者的无私奉献才有今日民族的强盛,经济的繁荣,人民的幸福。在经济高度发展的当代,要让档案工作更好的为国家利益服务,为经济建设服务,国家才能更昌盛,企业才能更强大,社会才会更繁荣。

  
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